Gestão do tempo para iniciantes? Como assim?
Bem, como qualquer hábito na vida, gestão do tempo significa aprender até tornar algo rotineiro. Não adianta você tentar mudar radicalmente sua vida se não começar com os primeiros passos. Os profissionais Digitais podem até ter maior flexibilidade em seus trabalhos, podendo realizar suas funções sem sair de casa, ou na hora que quiser, porém se não for bem administrado o tempo, podem se atropelar nas atividades perdendo agilidade, qualidade, foco… Apesar de toda a tecnologia, uma das maiores queixas hoje em dia é a falta de tempo.
Estamos nos habituando a multitarefas, ter muitos compromissos ao longo do dia e assumir a responsabilidade de cumprir todos. Quando o dia termina, o que a gente mais quer são algumas horas a mais e sobra o sentimento de que não deu conta de tudo o que havia programado.
Mas é possível administrar tudo isso? Existe alguma receita pronta ou passo a passo que nos ajude a cumprir as tarefas e quem sabe, ainda sobrar um tempinho?
Quando falamos de gestão do tempo temos que entender que não temos controle sobre o tempo. Um dia sempre terá 24 horas e uma hora sempre terá 60 minutos, esse controle não depende de nós, mas podemos administrar nossas tarefas ao longo do dia. Esse é o segredo, ou seja o controle de atividades.
Não vamos considerar estimativas de tempo que você leva até chegar ao trabalho. Isso você já deve ter calculado para não chegar atrasado. Sabe a hora que precisa acordar e sair de casa, mas você já pode otimizar seu tempo preparando sua agenda antes mesmo de sair de casa. Acordar mais cedo faz com que você tenha tempo de realizar suas atividades pessoais como tomar café da manhã, trocar de roupa ou pode, antes de dormir, já deixar a bolsa organizada, a roupa separada e o cardápio do café já escolhido, pois otimiza o tempo na manhã seguinte.
FAÇA UMA LISTA DE COISAS QUE VOCÊ FAZ ANTES DE SAIR DE CASA E CALCULE QUANTO TEMPO VOCÊ REALIZA PARA VOCÊ REALIZÁ-LAS SEM PRECISAR DE PRESSA. COM ESSA NOÇÃO, VOCÊ SABERÁ QUANTO TEMPO PRECISA PARA CALCULAR A HORA DE ACORDAR.
Em relação às atividades do trabalho, a construção de uma agenda eficaz ajuda a controlar essas tarefas.
Vamos começar definindo as tarefas importantes e as tarefas urgentes
Existe uma teoria chamada Lei de Pereto que diz que 80% dos resultados vem de 20% dos nossos esforços. Em uma rotina quando precisamos conciliar trabalho com estudos , cuidados com família e consigo mesmo gerir as atividades se tornam fundamentais. Nessa hora focar nas prioridades é essencial.
Além de deixar o dia mais leve, fica mais fácil organizar a rotina.
AGENDA
Comece escrevendo em uma lista as atividades diárias. O que você precisa fazer todos os dias. Depois disso escreva quais tarefas precisam ser realizadas para que outras não dependam dela.
A partir daí você começa a organizar a agenda de acordo com as prioridades. Comece com as tarefas que são dependentes, com aquelas que são mais importantes. Organize isso por grau de importância durante o dia.
Não deixe de anotar as tarefas pessoais também, para que você possa encaixar no seu dia as resoluções dela.
APLICATIVOS
A tecnologia pode ser sua fiel aliada, existem aplicativos excelentes para sua produtividade.
Evernote – Esse é um app clássico. Você pode organizar sua agenda, tarefas, bloco de notas de forma online e off-line.
Remember The Milk – Esse app ajuda você a categorizar com compromissos de forma bem simples.Sem muitos detalhes ou burocracias, pode te auxiliar de forma bem direta.
Neotriad – Aqui você lista suas tarefas diárias e ainda pode listar as de outra pessoa. Caso lidere uma equipe, esse app pode te ajudar a ter controle sobre todas as tarefas.
TORNE SUA CRIATIVIDADE PRODUTIVA
Criatividade nada mais é que a junção de informações para criar algo novo e funcional, certo? Então busque novas referências. Leia livros de outras áreas além da sua, revistas, vá ao cinema (não fique só no Netflix), saia com os amigos e perceba o mundo lá fora. Com isso você será capaz de observar coisas que talvez passe despercebido e tornará seu processo criativo mais produtivo. Ao invés de ficar apenas procurando referências em sites, você perceberá que as ideias surgirão de forma mais rápida e criativa, pois além de estar mais relaxado, sua mente tem mais informações para transformá-las em ações.
Uma dica importante é observar seus pontos de energia. Todo mundo tem um momento no dia que está mais motivado e energizado e outros que o nível de motivação cai um pouco, é a chamada preguiça. Alguns são depois do almoço, outros são nas primeiras horas da manhã, cada pessoa tem o seu período. Então, a dica é deixar as tarefas mais trabalhosas e mais importantes para a hora em que você estiver com o índice de energia maior, pois evita a temida procrastinação e com isso sua produtividade aumenta mais.
Então em resumo:
Entenda que não podemos gerir o tempo, mas podemos e devemos gerir as atividades diárias.
- Quando temos uma série de atividades, é importante separar quais delas são mais importantes para que sejam realizadas o quanto antes.
- Procure equilibrar as atividades pessoais e profissionais.
- Delegue tarefas as outras pessoas, caso não tenha esse poder, peça ajuda em algumas situações. Isso pode diminuir a carga de atividades e ajuda a completar a lista de tarefas. Não tome tudo para si.
COMO APLICAR?
Todo novo hábito é desafiante no começo, mas quando acostumado fica mais fácil lidar com ele. Garanto que um bom gerenciamento do tempo será bem aceito quando começar a ver os resultados. Então tenha disciplina, busque focar no resultado e você verá a mudança melhorar seu desempenho como profissional.
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