Festas de fim de ano, reuniões com coffee break, fóruns, simpósios, vernissage, entre tantas outras modalidades de eventos que podem ampliar e fortalecer a imagem da sua empresa, perante o mercado, investidores e o público. Entretanto, sabemos que esses compromissos precisam de um nível de investimento robusto e, dependendo dos objetivos dele, pode até ser grandioso.

 

A área de comunicação, que responde pela companhia, pode ser atrelada à área de cerimonial, se existir esse setor, e amenizar os gastos e realizar um projeto de qualidade. Um estudo publicado pela Associação Brasileira de Eventos Sociais, indica que o mercado de festas e cerimônias cresceu nos últimos anos e estima-se que tenha atingido R$ 16,8 bilhões no ano passado.

 

 

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Pega papel, caneta e uma xícara de café

 

Primeiramente, é necessário definir o objetivo, a necessidade e a missão desse evento e o que ele poderá trazer de lucro e influência para você. Os objetivos podem ser vários, desde ganhar dinheiro, a ajudar uma instituição que necessita de doações. Em seguida, defina os itens de praxe como data, horário, local, número de pessoas, valor da inscrição (se precisar) e as equipes, que cuidarão da ornamentação, alimentação, organização, divulgação e financeiro do projeto. Na área de eventos, esse processo chama-se “pré-evento”.

 

Definiu tudo? Ótimo. Agora, como você vai bancar tudo isso? É necessário já possuir um fundo para cobrir os gastos mais básicos. Você também pode conseguir diversos itens e serviços através de apoio, patrocínio e permuta com empresas que estão relacionadas direta ou indiretamente com o seu evento.

 

Empresas de Apoio não vão contribuir financeiramente com seu projeto, mas podem contribuir com o serviço que eles já realizam, como conservadoras de limpeza, empresas de comunicação visual, de decoração, de espaço, gráficas e até meios de comunicação como as rádios e a modalidade TV Network. E como oficializar isso? Através de um documento chamado Permuta, que é um tipo de contrato no qual uma das partes é obrigada a dar algo em troca de alguma coisa, que não seja moeda financeira. Já as de Patrocínio podem contribuir financeiramente com seu evento, sob um acordo com a direção do evento, não importando o segmento de mercado dela. Podem ser divididos entre ouro, prata e bronze, concedendo “benefícios” a cada classificação.

 

Esse tipo de negociação envolvendo a permuta pode abranger diversos campos, passando pela área de imóveis, biologia ou na área de comunicação, uma das mais usuais. O setor de publicidade e assessoria de comunicação podem se dispor de suas ferramentas e divulgar as marcas apoiadoras do evento em troca da ajuda dessas companhias. Assim, o público verá a marca e o trabalho dessas empresas, o evento será realizado e a empresa organizadora reduz os custos do trabalho.

 

 

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As armas

 

Backdrops, divulgação em veículos de comunicação, peças publicitárias, uso das mídias digitais, e-mail marketing, site específico do evento, release, guest post, clipping, fala do cerimonialista contendo as marcas participantes e até stands das empresas patrocinadoras são as ferramentas necessárias para garantir uma boa permuta e assim, conseguir sucesso, seja na solicitação do espaço, alimentação (buffet, coffee break, brunch, coquetel, etc), limpeza, decoração, sorteio de brindes. Em casos de eventos do terceiro setor, o documento e o setor de comunicação são a chave para ter custo zero na hora da execução.

 

Os profissionais de mídia precisam estar alinhados no pré-evento, negociando com empresas, divulgando o projeto e chamando o público-alvo; no trans-evento, produzindo conteúdo sobre o fato e no pós evento, trazendo dados e uma análise de resultados do projeto. Saldos positivos podem gerar a fidelização dessas empresas e fazer com que elas continuem a parceria nas próximas edições. Tudo precisa ser documentado e enviado às empresas patrocinadoras e de apoio para reconhecer seu evento como uma oportunidade de prospecção de negócios e divulgação da marca.

 

E não ficar assim…

 

 

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Se você ainda não tem um modelo de permuta, é só conferir o exemplo aqui.